Dưới đây là các cách giúp bạn làm dịu đi tình huống khó xử khi buộc phải sa thải một nhân viên:

Chắc chắn là bạn muốn sa thải nhân viên đó. Có lẽ bạn sẽ nói “Rõ là thế”. Nhưng không hẳn lúc nào bạn cũng chắc chắn như vậy: khủng hoảng kinh tế có thể khiến bạn đưa ra một quyết định chóng vánh không đúng đắn và cũng chẳng công bằng. Ngay cả khi chính sách của bạn là “không khoan nhượng” đối với một số hành vi nhất định, thì cũng nên dành vài phút suy nghĩ kĩ xem hành động của nhân viên có thực sự vi phạm nguyên tắc của bạn hay không. Khi bạn tức giận (hoặc thất vọng), bạn rất dễ nghĩ rằng “Đúng thế, anh ta cần phải rời khỏi đây” và vô thức quên đi đường lối của công ty và các trường hợp tiền lệ. Mặc dù bạn vẫn có thể gọi nhân viên đó quay trở lại làm việc sau khi phát hiện ra sai lầm của mình, nhưng sẽ chẳng một ai có thể quên được những gì đã xảy ra – nhất là nhân viên đó.

Theo dõi tiến trình. Trừ trường hợp nhân viên bạn muốn sa thải phạm phải những sai lầm “không thể khoan nhượng”, thì việc sa thải một nhân viên cũng luôn luôn nên là bước cuối cùng của một quá trình khá trịnh trọng. Xác định xem nhân viên còn thiếu sót ở mặt nào, cung cấp cho họ nguồn lực cần thiết và cơ hội được đào tạo, thiết lập mục tiêu và đặt tiến độ cải thiện hiệu quả công việc, theo dõi sát sao nếu họ vẫn còn thiếu sót – và ghi lại từng bước vào văn bản. Lưu giữ văn bản không chỉ giúp bạn bảo vệ công ty, mà còn giúp bạn chắc chắn rằng nhân viên đã nhận được mọi cơ hội để cải thiện (điều này rất quan trọng).

Sắp xếp mọi thứ. Nhân viên sẽ hoàn trả tài sản công ty và lấy lại tài sản cá nhân thế nào? Tiền công của họ thì sao? Khi nào họ sẽ nhận được tháng lương cuối cùng của mình? Khoảng thời gian sau khi bạn nói “Anh bị sa thải” và trước khi nhân viên thực sự rời khỏi công ty là quãng thời gian khá lúng túng với mọi người. Hãy làm nó dễ thở hơn bằng cách quan tâm đến từng chi tiết của tiến trình đó, như vậy mọi thứ sẽ diễn ra trôi chảy nhất có thể. Và nếu cần gọi thêm người (ví dụ nhân viên phòng nhân sự để nói về vấn đề lương thưởng cho nhân viên sắp nghỉ việc) thì hãy sắp xếp để hai bên đều chuẩn bị trước. Đừng bao giờ để nhân viên vừa nghe tuyên bố “bị sa thải” phải ngồi một chỗ và chờ đợi, bởi đó là hành động thiếu thấu đáo xét trên nhiều góc độ.

Nên có một “nhân chứng”. Thành thực mà nói, tôi đã suy đi nghĩ lại về việc này. Có một người chứng kiến việc bạn sa thải nhân viên sẽ giúp bạn giảm thiểu rủi ro nếu sau này nhân viên đó buộc tội bạn vì những lời lẽ mà bạn không nói. Tuy vậy, một nhân chứng cũng có thể khiến cho tình huống vốn đã lúng túng lại càng lúng túng hơn; nhân viên bị sa thải có thể cho rằng người thứ 3 trong căn phòng đứng đó chỉ để bảo vệ và hỗ trợ bạn một khi nhân viên đó nổi cáu. Việc này có thể hơi tàn nhẫn một chút… nhưng xét cho cùng, bạn vẫn cần phải bảo vệ công ty của mình, do đó hãy đưa đến một nhân chứng. Trong trường hợp này, sự an toàn quan trọng hơn cảm giác có lỗi.

Biết chắc bạn cần nói gì. Bạn không chắc chắn mình định nói gì? Vậy hãy thử câu này: “John, tôi xin lỗi, nhưng tôi buộc phải cho anh thôi việc.” Thế thôi. Nếu bạn đã thực hiện đúng chức trách của mình và tuân theo đúng quy trình, bạn không cần phải giải thích nguyên nhân, bởi anh John kia hẳn đã hiểu. Tại sao lại nói đơn giản như vậy? Bất kể bạn đã từng sa thải bao nhiêu người, bạn vẫn không tránh khỏi cảm giác thiếu dễ chịu, do đó bạn rất dễ nói lan man. Đừng làm vậy. Bạn nói càng ít, nhân viên càng giữ được sĩ diện của họ. Hãy đi đúng trọng tâm và tỏ ra chuyên nghiệp. Và đừng thấy tội lỗi vì đã không nói một cách văn hoa hơn – về vấn đề này, nhân viên hầu như chẳng có hứng thú gì với những thứ hoa mỹ bạn nói, cho dù bạn có huyên thuyên đến đâu.

Đừng tranh luận. Phản ứng của nhân viên khá đa dạng: đa số sẽ im lặng, một số nổi cáu, và một số sẽ cãi lại (rồi sau đó nổi cáu). Bất kể thế nào, đừng tự dìm mình vào một cuộc tranh luận. Nếu bạn đã chắc chắn về quyết định của mình và có cả văn bản hỗ trợ, chẳng có gì đáng tranh cãi cả. Chỉ cần nói “John, tôi sẵn lòng nói với anh về vấn đề này bao lâu tùy ý anh, nhưng anh nên hiểu rằng chúng ta có nói gì cũng không thể thay đổi quyết định này.” Tranh luận hay thậm chí “thảo luận” về tính công bằng trong quyết định của bạn thường sẽ càng khiến nhân viên thấy tồi tệ hơn và thậm chí có thể khiến bạn bị kiện tụng bởi những ngôn từ thiếu suy nghĩ mà bạn lỡ may nói ra. Bạn có thể cho nhân viên trút giận, nhưng đừng tranh luận hay bàn cãi gì hết.

Đừng đề nghị giúp đỡ nếu bạn không thể. Nếu bạn có lý do để sa thải một nhân viên, hiếm khi bạn lại có thể giúp họ tìm một công việc khác (Trừ khi bạn cho họ thôi việc vì công ty không có đủ việc, khi đó bạn vẫn có thể giúp họ tìm việc khác bằng nhiều cách). Do vậy, đừng nói những câu vô vị như “Hãy cho tôi biết nếu tôi có thể giúp được gì”, vì sự thực là chẳng có gì bạn giúp được cả. Hãy kết thúc mọi thứ bằng câu nói: “Cho dù chúng ta không thể tiếp tục làm việc cùng nhau, tôi vẫn chúc cho anh những điều tốt đẹp nhất.” Sau đó hãy bắt tay tạm biệt rồi để nhân viên đó rời đi. Và rồi, hãy chấp nhận sự thật rằng bạn sẽ cảm thấy rất tệ – bất kể nhân viên kia có đáng bị sa thải đến thế nào. Cảm giác tồi tệ vì phải đóng vai trò thay đổi cuộc đời của một người khác theo xu hướng tiêu cực hơn là cảm giác mà bạn sẽ không bao giờ quen được – và cũng không nên quen với nó.