Phần 1 – Quy trình lựa chọn và tuyển dụng nhân sự
1.1 Lựa chọn nhân sự
Lựa chọn nhân sự là quá trình tìm kiếm và xác định đúng người cho đúng với nhu cầu mà tổ chức đang cần. Thông thường nhu cầu xảy ra khi:
- Người đang phụ trách công việc đó nghỉ việc.
- Tổ chức có nhu cầu phát triển.
Để tránh việc chọn sai người, khi tuyển dụng, mỗi vị trí thường phải có bảng mô tả công việc. Bảng mô tả công việc là bảng liệt kê tất cả các nhiệm vụ chính và nhiệm vụ có liên quan, và trách nhiệm của một vị trí trong tổ chức. Bảng mô tả công việc được làm dựa trên bảng thiết kế công việc.
Để có một bảng thiết kế công việc tốt cho một vị trí, người ta sẽ tiến hành quá trình phân tích công việc và dựa vào đó để xây dựng bảng thiết kế công việc. Phân tích công việc là quá trình thu thập các thông tin có giá trị về một công việc cụ thể. Các thông tin này bao gồm nội dung công việc, kiến thức, kỹ năng, năng lực cần thiết để thực hiện công việc đó một cách tốt nhất. Nó cũng bao gồm phương pháp và công cụ đo lường hiệu quả của người thực hiện công việc đó.
Đối với các vị trí thấp, việc thiết kế công việc cho một vị trí thường được tiến hành đơn giản và dựa vào kinh nghiệm hay vị trí tương tự. Đối với các vị trí cao hay đặc thù, việc thiết kế công việc cần được tiến hành kỹ, đôi khi phả sử dụng tới các cơ quan chuyên môn, nhằm tối ưu được hiệu quả của việc sử dụng lao động, cũng như tránh các mâu thuẩn có thể xảy ra sau khi tuyển dụng; khi vai trò và trách nhiệm của người lao động không được xác định rõ rành, hoặc việc xác định hiệu quả công việc không trung thực hay không chính xác.
Để thiết kế một công việc, người ta tiến hành phân tích nó. Phân tích công việc được thực hiện thông việc thu thập thông tin khi:
- Quan sát khi công việc được thực hiện trước đó hay tương tự
- Phỏng vấn những người thực hiện công việc đó
- Các diễn biến khi công việc được thực hiện
- Lắng nghe những người thực hiện và những người có liên quan thảo luận về những hiện thực khó khăn hay thuận lợi khi thực hiện công việc đó (focus group)
- Các yêu cầu cụ thể khi công việc hoàn thành
- Cách trả lời và kết quả của bảng câu hỏi cho người thực hiện hay người liên quan về công việc.
- Thực hiện việc làm thử công việc đó, kết quả tốt và xấu, các nảy sinh trong quá trình thực hiện Quá trình phân tích công việc là quá trình quan trọng. Nó là một trong những điểm chính trong hoạt động nhân sự. Tuy nhiên, quá trình này có thể không được thực hiện tốt trong các tổ chức do các nguyên nhân sau đây:
- Lãnh đạo không nhận thức đây là quá trình quan trọng và không hỗ trợ cho việc thực hiện quá trình này
- Phương pháp sử dụng (để thu thập thong tin, phân tích thong tin) chưa đúng hay bị giới hạn.
- Bản thân người lao động khi thực hiện công việc cho việc cung cấp thong tin không nhận thưc được tính quan trọng của công việc mình
- Xem việc phân tích công việc là một mối đe dọa (có thể đổ lỗi hay bị đổ lỗi khi kết quả không như mong đợi)
- Thiếu thời gian để làm phân tích công việc
- Nội dung công việc và yêu cầu không rõ ràng
- Nội dung công việc không được cập nhật thường xuyên
- Nội dung công việc bị thay đổi mà không có sự chuẩn bị và thong báo trước
- Chú trọng vào việc “ làm nó thế nào “ hơn là “ tại sao phải làm như vậy”
- Người thực hiện công việc là lao động tạm thời hay lao động do công ty dịch vụ cung ứng Một bảng thiết kế công việc tốt cần có:
- Nêu rõ các chi tiết của công việc
- Có khả năng mở rộng khi cần thiết
- Có khả năng hoán đổi vị trí / công việc cao
- Tạo điều kiện cho người lao động nâng cao trình độ, tay nghề
Một thiết kế công việc tốt sẽ cho một bảng mô tả công việc tốt. Bảng mô tả công việc tốt sẽ là công cụ cho quá trình lựa chọn đúng ứng viên cho vị trí cần tuyển.
( Còn tiếp )