Xác minh thông tin về ứng viên (reference checking) là một bước rất quan trọng trong quy trình tuyển dụng nhân sự. Tuy nhiên, đáng tiếc là hiện nay nhiều nhà tuyển dụng (NTD) còn xem nhẹ việc này nên không làm hoặc chỉ làm qua loa, chiếu lệ. Hậu quả là họ phạm khá nhiều sai sót khi xác minh thông tin ứng viên.
Dưới đây là 5 sai sót NTD thường mắc phải khi xác minh thông tin về ứng viên mà tôi và đồng sự đã đúc kết được sau hơn 20 năm làm công tác tuyển dụng:
Chẳng hề xác minh thông tin ứng viên
Thật khó tin nhưng cho đến nay nhiều NTD vẫn hoàn toàn không xác minh thông tin về ứng viên khi tuyển dụng nhân sự. Nếu không xác minh, bạn làm sao biết được những thông tin ứng viên giới thiệu về họ chính xác hay không để ra quyết định tuyển dụng?
Chỉ xác minh thông tin đối với một vài ứng viên
Một số NTD chịu khó xác minh thông tin về một ứng viên, nhưng chỉ chọn vài người tiêu biểu để gọi điện. Tại sao họ không kiểm tra tất cả ứng viên? Bạn không nhất thiết phải xác minh thông tin kỹ lưỡng đối với tất cả ứng viên ở mọi cấp độ, nhưng ít ra bạn cũng nên dành tối thiểu 5 phút cho mỗi người. Như thế thì bạn mới có đủ thông tin để ra quyết định tuyển dụng một cách chính xác.
Xác minh thông tin sau vòng phỏng vấn cuối cùng
Bạn thường xác minh thông tin về ứng viên sau vòng phỏng vấn cuối cùng? Theo tôi, việc này nên được tiến hành sớm hơn trong quy trình tuyển dụng. Một khi bạn đã xác định được 2 hoặc 3 ứng viên sáng giá nhất sau vòng sàng lọc hồ sơ và phỏng vấn sơ bộ thì bạn đã có thể xác minh thông tin về họ được rồi. Nếu những thông tin về kỹ năng, kinh nghiệm và năng lực của ứng viên được chứng thực thì bạn hãy mời họ dự vòng phỏng vấn cuối cùng. Như thế, khi đưa ra đề nghị tuyển dụng, bạn sẽ thấy an tâm hơn.
Không yêu cầu ứng viên cung cấp người chứng thực thông tin
Một số NTD có thói quen chỉ tiến hành xác minh thông tin dựa trên danh sách những người chứng thực thông tin (referee) mà ứng viên ghi trong hồ sơ. Như thế thì bạn đã tự giới hạn lượng thông tin mà mình có thể thu thập được. Với tư cách là NTD, bạn có quyền yêu cầu ứng viên cung cấp tên những người chứng thực thông tin mà bạn muốn. Cụ thể là bạn nên yêu cầu ứng viên cung cấp tên của ít nhất một người quản lý trực tiếp, một đồng nghiệp và một cấp dưới trước đây của họ. Nếu không được thì ít nhất họ cũng phải cho bạn biết tên của một người đã từng làm việc trực tiếp với họ hàng ngày trong vòng 5 hay 7 năm gần đây.
Cách đặt câu hỏi xác minh không phù hợp
Bạn không nên sử dụng dạng câu hỏi: “Có - Không” như một số NTD hay dùng. Thay vì hỏi “Anh X có phải là một nhân viên giỏi không?”, bạn nên hỏi “ Ông/bà thấy hiệu quả làm việc của anh X như thế nào?”. Ngoài ra, nếu người chứng thực thông tin nói X là nhân viên giỏi nhất mà công ty từng có, bạn không nên dừng ở đó mà cần hỏi thêm “Ông/bà có thể cho tôi biết nhờ đâu mà hiệu quả làm việc của X lại cao đến vậy?”
Xác minh thông tin về ứng viên đòi hỏi khá nhiều thời gian và công sức nhưng đây là một việc bạn phải làm khi tuyển dụng nhân sự. Nếu làm đúng cách, xác minh thông tin về ứng viên sẽ giúp bạn tuyển được nhân tài mình cần. Ngược lại, bạn sẽ “rước hổ vào nhà” khi chọn phải kẻ bất tài, phá giỏi hơn làm.